Рекомендации по организации Фестивалей настольного тенниса (Открытого турнира ФНТР)

Рекомендации по организации
Фестивалей настольного тенниса (Открытого турнира ФНТР)
в Российской Федерации

Для эффективной организации проведения Фестиваля настольного тенниса создаются: Организационный комитет и Директорат соревнований. Их функциями являются контроль и общее руководство организацией соревнований, а также координация действий внешних организаций и основных служб в период подготовки и проведения Фестиваля.

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ КОМИТЕТ

В оргкомитет соревнований, как правило, входят лично руководители структурных подразделений. Основной задачей оргкомитета является общее руководство организацией и проведением соревнований.

2. ДИРЕКТОРАТ СОРЕВНОВАНИЙ

Директорат возглавляет представитель проводящей организации. В обязанностях руководителя директората - координация действий внешних организаций и основных служб в период подготовки и проведения Фестиваля настольного тенниса.

2.1 Основные службы

Структура Директората соревнований:

 

главный судья соревнований (возглавляет судейскую коллегию),

главный секретарь соревнований,

судейская коллегия,

секретариат соревнований,

главный врач соревнований,

служба маркетинга, рекламы и связей с общественностью,

транспортная служба,

служба связи,

административная группа.

 

2.2 Главная судейская коллегия

Оргкомитет назначает Главную судейскую коллегию (ГСК) Фестиваля, которая призвана отвечать за её непосредственное проведение. ГСК дополняет деятельность Директората и является завершающим звеном обсуждения, а также принятия окончательных решений в части порядка проведения соревнований. Одним из важнейших объектов внимания ГСК является безопасность здоровья участников. В ГСК входят:

• Технический Делегат Директората (ТД), обладающий решающим правом голоса по всем вопросам, кроме интерпретации Правил соревнований и Положения о соревнованиях,
• помощник ТД, если таковой назначен,
• главный судья соревнований, обладающий решающим правом голоса по вопросам интерпретации Правил и Положения о соревнованиях,
• заместители главного судьи,
• главный секретарь соревнований,
• главный врач соревнований.

Директорат должен взаимодействовать с ТД с момента его назначения и обеспечивать его всей относящейся к соревнованиям информацией.

2.3 Взаимодействие с внешними организациями

Директорату необходимо как можно раньше вступить в контакт с соответствующими подразделениями и тесно сотрудничать с ними. Рекомендуемый перечень наиболее важных внешних организаций:

• областная, районная, городская администрации,
• милиция и ГИБДД,
• администрация СКК,
• медсанчасть и станция скорой помощи,
• автобусная и транспортная компании,
• администрации местных учебных заведений,
• подразделения МЧС.

2.4 Страхование

Страхование участников Фестиваля будет производиться через Страховую компанию, профильного партнера Фестиваля. Все спортсмены должны в карточке участника заполнить графу:

«С правилами страхования ознакомлен!».

2.5 Пресса и связь с общественностью

Долгосрочный успех мероприятия и его устойчивое финансовое состояние обеспечиваются как высоким уровнем проведения соревнования, так и, в значительной степени, продуманной работой с прессой. Организаторам следует использовать любую возможность, чтобы обеспечить максимальное освещение своего соревнования в средствах массовой информации. Целесообразно направить в редакции газет и журналов, информационные агентства, теле- и радиокомпании пресс-релизы, в которых было бы отражено следующее:

• дата, время, место и все необходимые детали мероприятия,
• список вероятных участников соревнования из числа сильнейших спортсменов,
• список местных сильнейших спортсменов, заявленных для участия в фестивалее,
• список наиболее титулованных спортсменов из числа гостей,
• краткое описание сисетмы соревнований,
• перечень призов,
• состав спонсоров.

2.5.1 Пресс-конференция

Накануне соревнований для представителей средств массовой информации необходимо провести пресс-конференцию. Во время Фестиваля организовать пресс-центр, и непосредственно в спортивном зале организовать специальные зоны для работы СМИ. Следует позаботиться, чтобы предварительный протокол результатов стал доступен прессе, как можно раньше, а тем журналистам, кто планирует взять короткие интервью у победителей сразу после финала, оказать для этого необходимое содействие.

Приглашения на пресс-конференцию рассылается по всем СМИ, которые могут быть заинтересованы в теме пресс-конференции.

После рассылки (которая ведется по факсу или электронной почте) необходимо обзвонить редакции изданий с вопросом о присутствии представителей СМИ на пресс-конференции.

Перед пресс-конференцией необходимо аккредитовать журналистов.

На пресс-конференции необходимо получить информацию о журналистах. Убедиться, что вся информация о журналистах доступна для последующего контакта.

Журналистам раздаются информационные материалы о предстоящем событии, список президиума (с указаниями должностей), информация о спонсорах.

Необходимо проследить за наличием баннера-задника.

После пресс-конференции необходимо подготовить информационный материал о прошедшей пресс-конференции с цитатами выступавших для рассылки пришедшим журналистам, а также для тех, кому эта тема интересна и для рассылки в информационные агентства и печатные издания и на ТВ не присутствующих (по каким-либо причинам) журналистов. Материал (состав членов президиума, фотографии, список присутствующих СМИ, краткое содержание пресс-конференции) по итогам пресс-конференции необходимо поместить на официальном сайте мероприятия и отправить в информационное агентство и на электронную почту Оргкомитета соревнований.

После пресс-конференции (в течение двух недель) необходимо провести мониторинг прессы для сбора статей, вышедших по итогам пресс-конференции, размещение PR статей (для инфоспонсоров - с обязательным упоминанием спонсоров события). Материал необходимо также отправить в Оргкомитет.

2.5.2 Событие

Приглашение на пресс-конференцию рассылается по всем СМИ, которые хоть как-то могут быть заинтересованы в Фестивале. Приглашение на фестиваль может быть оформлено в виде пресс-релиза. На фестивале важно организовать последнюю информацию о соревнованиях. После фестиваля итоги должны быть разосланы по СМИ.

Пресс-релиз

Пресс-релиз должен содержать следующую информацию:

• Наличие логотипа Фестиваля на каждом листе пресс-релиза (Приложение №1)
• Заголовок, отражающий главную идею пресс-релиза (жирным шрифтом);
• Дата и место проведения;
• Цитаты руководителей компании или проекта (желательно);
• Логотипы компаний – спонсоров внизу документа
• Телефон, факс и адрес электронной почты контактных лиц, которые в состоянии предложить дополнительную информацию, как о Фестивале, так и по пресс-релизу в частности.

Пресс-релиз строится по принципу пирамиды, заключающемуся в построении мыслей пресс-релиза по мере убывания их важности.

Формат пресс-релиза для рассылки по изданиям должен удовлетворять следующим условиям:

• Объем не более двух печатных страниц;
• Интервал между строками - 1,5 или 2 интервала;
• В конце пресс-релиза краткая информация о компании(ях)-спонсоре(ах) и организаторах;
• В пресс-релизе для пресс-конференции необходима краткая справка об участниках пресс-конференции.

Кому рассылать пресс-релиз?

Всем СМИ, которые хоть как-то могут быть заинтересованы в теме пресс-релиза. Однако основная работа (переговоры по телефону или при личной встрече) должна происходить с журналистами из списка изданий наиболее важных и влиятельных для Фестиваля.

Перед рассылкой пресс-релиза следует связаться по телефону с каждым журналистом, чтобы выяснить степень его заинтересованности в данной новости. После проявления интереса информация о Фестивале Мирового настольного тенниса рассылается любым удобным для него каналу связи (курьерская рассылка, факс, электронная почта и т.д.).

В случае рассылки пресс-релиза по электронной почте следует делать индивидуальную рассылку или в отсутствии времени указывать адреса журналистов в графе «скрытая копия» для того, чтобы журналисту не был доступен огромный список адресатов. Как правило, видимый список получателей демотивирует журналиста обратить внимания на присланную информацию, так как каждый из них рассчитывает получить уникальную информацию, которая доступна лишь малой части журналистов.

После окончания рассылки следует проанализировать положение дел. Отметить все СМИ, которые проявили интерес к событию, и причины отказов, а также план действий по получению публикаций в тех СМИ, которые остались равнодушны к пресс-релизу.

2.5.3 Работа фотографов на пресс-конференции и Фестивале

Основной акцент при съемке должен быть сделан на:

• Наружной рекламе Фестиваля;
• Открытии соревнований;
• Финальных поединках соревнований;
• Церемониях награждения (на фоне обязательного баннера с логотипами), вручения подарков (спонсоров);
• Интервью с официальными лицами и VIP персонами (обязательно на фоне баннера-задника события (пресс-конференции);
• Рекламных носителях (баннеры, флаги) спонсоров, установленных вдоль трассы движения или спортивной площадке, а также участников в майках, бейсболках и другой атрибутики с логотипом фестиваля.

Необходимо иметь своего фото-корреспондента от Директората, который будет осуществлять съемку необходимых для отчета фотоматериалов.

2.5.4 Интернет сайт

Директорату рекомендовано открыть свой сайт, посвященный Фестивалю Мирового настольного тенниса не позже, чем за один месяц до начала соревнований, или же использовать сайты, разработанные для других массовых соревнований, например, Pro Tour 2006.

Сайт должен регулярно обновляться. На нем должна присутствовать вся необходимая информация для участников соревнований, информация о ходе подготовки к соревнованию и информация для привлечения большего интереса к данному соревнованию (конкурсы, рубрики, объявления).

ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:

• Логотип Фестиваля (соответствовать требованиям Оргкомитета),
• Указать состав Оргкомитета, Директората, Главной судейской коллегии,
• Логотипы компаний - спонсоров соревнований.

2.6 Работа со спонсорами

При работе со спонсорами разумно обращаться к ним не только за денежной поддержкой, но и за поддержкой, которая может быть предоставлена в виде продукции, призов или в виде их вклада непосредственно в организацию и проведение мероприятия, как, например, предоставление транспорта, сувениров, нагрудных номеров и т.д.

Дополнительный доход может быть получен от размещения рекламных щитов, растяжек в спортивном зале и от продажи прав на освещение события местным и национальным телекомпаниям.

2.7 Заявки и информация

Целесообразно отправить бланк заявочной карточки и листовку-приглашение по адресам, имеющимся в распоряжении организаторов, особо обратив внимание на следующую рассылку:

• всем клубам, входящим в областные федерации настольного тенниса,
• спорткомитетам всех городов и районов данной области,
• всем областным федерациям настольного тенниса,
• всем областным спорткомитетам.

Более детальная информация должны быть предоставлена участникам перед началом соревнований.

3. ПРОГРАММА СОРЕВНОВАНИЙ

3.1 Составление программы

При составлении программы соревнований Оргкомитету необходимо рассмотреть следующие вопросы:

• Количество спортсменов для личных (одиночных и парных) соревнований,
• Количество команд для командных соревнований,
• Количество столов в спортивном зале,
• условия, при которых в соревнованиях могли бы принять участие спортсмены-инвалиды.

3.2 Церемония открытия

Церемония открытия обычно проходит непосредственно перед началом основной части соревнований или после нескольких туров квалификационных соревнований и включает в себя:

• приветствие почетных гостей, официальных лиц и элитных спортсменов,
• концертно-развлекательную программу.

Если позволяют условия, церемония открытия может включать в себя шоу с элементами настольного тенниса, привлекающее внимание зрителей к предстоящему событию и его спонсорам.

4. СПОРТИВНАЯ ПЛОЩАДКА 

4.1 Игровая площадка

Игровая площадка должна иметь размер не менее 7 м на 14 м и быть ограждена легкими бортами высотой около 75 сантиметров.

4.2 Схема расположения игровых площадок

Игровые площадки должны быть ориентированы в одном преимущественном направлении. Для удобства спортсменов и судей, покидающих площадку или направляющихся на нее, создаются проходы между игровыми площадками.

4.3 Расположение судейской коллегии

Главная судейская коллегия располагается за столом в игровом зале в месте, обеспечивающем хороший обзор и, таким образом, контроль за происходящим на соревновании. Главный судья, помимо места за столом, должен иметь в своем распоряжении комнату, оборудованную телефонной связью. Секретариат располагается в отдельной комнате, оборудованной компьютерной и множительной техникой. Судьи, обслуживающие соревнования, располагаются на специально отведенных местах, в непосредственной близости от стола главной судейской коллегии.

4.4 Медицинский пункт

В спортивном зале в течение соревнований находится врач, а в спортивном комплексе - стационарный медицинский пункт. Общее руководство службой медицинской помощи осуществляется главным врачом соревнований.

4.5 Информация для участников

Система проведения соревнований оговаривается в Положении о соревнованиях, рассылаемом потенциальным участникам соревнований вместе с приглашением к участию. Результаты жеребьевки и текущие результаты соревнований должны представляться участникам в процессе соревнований секретариатом в частности, посредством информационных стендов.

5. ПРОВЕДЕНИЕ СОРЕВНОВАНИЙ

5.1 Судейство и запись результатов

Судейство соревнований происходит в соответствии с Правилами соревнований и осуществляется коллегией судей во главе с главным судьей соревнований. Текущие результаты бесперебойно доставляются в секретариат.

5.2 Расписание соревнований

Расписание соревнований составляется Главным секретарем и утверждается Главным судьей после жеребьевки. Особенности расписания зависят от количества команд-участников и спортсменов, принимающих участие в личных соревнованиях, и непосредственно определяются системой проведения соревнований, оговоренной в Положении. Особенное внимание уделяется матчам финальной стадии каждого вида соревнований с целью обеспечения наибольшего комфорта участникам соревнований и зрителям.

5.3 Другие службы

В процессе соревнований каждый участник вправе рассчитывать на ряд услуг:

• получение памятных сувениров,
• предоставление питания (по аккредитации),
• получение первой медицинской помощи,
• наличие раздевалок с туалетом и душем,
• наличие отдельного хорошо проветриваемого помещения для переклеивания накладок,
• предоставление транспорта для отправки в спорткомплекс и обратно.

Дополнительно в Спортивно-Концертном Комплексе расположены:

• рекламное пространство для спонсоров,
• пресс-центр,
• зона награждения.

6. КОНТРОЛЬ

• Контроль за легитимностью участия команд или отдельных спортсменов осуществляется Мандатной комиссией, проводимой до жеребьевки.
• Контроль за ходом соревнований осуществляется Главной судейской коллегией.
• Контроль за сопутствующими мероприятиями (церемонии открытия, награждения и т.д.) осуществляется Директоратом соревнований.

7. МЕДИЦИНА И БЕЗОПАСНОСТЬ

7.1 Безопасность участников

Настольный теннис не относится к числу травматичных видов спорта. Однако, никто из спортсменов не застрахован от падений, ушибов, растяжений и других травм, случающихся как на спортивной площадке, так и вне ее. Забота об их здоровье, как и о безопасности в целом, должна быть одной из основных обязанностей организаторов.

7.2 Главный врач

Главного врача соревнований назначает Оргкомитет. Главврач является членом главной судейской коллегии фестиваля. В его обязанности входит подбор и обучение персонала для пунктов оказания первой медицинской помощи, контроль над наличием необходимых медикаментов и оборудования. Главврач также уполномочен решать вопросы эвакуации пострадавших участников из спорткомплекса вплоть до помещения их в близлежащую больницу.

7.3 План оказания медицинской помощи

Оргкомитет утверждает детальный план оказания первой медицинской помощи, который заранее готовится главврачом. Успех в оказании медицинской помощи во многом зависит от степени проработанности соответствующего плана.

7.4 Фатальные происшествия

В случае серьезных травм или смерти, что может послужить причиной предъявления претензий к оргкомитету или федерации настольного тенниса России, полный письменный отчет должен быть совместно подготовлен главврачом соревнований и ТД в кратчайшее время после случившегося.

8. РЕЗУЛЬТАТЫ

Текущие протоколы соревнований следует вывешивать на информационном стенде в течение соревнований.

Полный протокол предварительных результатов предоставляется на подпись ТД в день соревнований в кратчайший срок после последнего из финальных матчей.

Копии этих результатов целесообразно отправить в местные и национальные издания для возможной публикации уже на следующий день.

Современные средства коммуникации позволяют в течение считанных часов разместить результаты соревнований в Интернете для широкой аудитории.

Протоколы различных видов соревнований предоставляются отдельно.

9. ПРИЗЫ И НАГРАЖДЕНИЕ

9.1 Призы

Призы являются сильным мотивационным фактором, привлекающим сильнейших спортсменов из различных регионов на соревнование, а также стимулирующим дальнейшее стимулирование юных спортсменов. Они могут быть в виде наличных денег, подарков, кубков, медалей, дипломов или комбинации одного с другим. Желательно, чтобы призы для юношей и девочек были равноценными.

9.2 Церемония награждения

Для проведения церемонии награждения необходимо подготовить: награды (призы, медали, дипломы, грамоты); атрибутику (флаги, цветы, подносы для наград и т. д.); оборудование (пьедестал почета, флагштоки, приспособления и устройства для подъема флагов, музыкальные фонограммы и т. д).

Награждение сопровождается исполнением государственного гимна (торжественной мелодии, фанфар).

Для проведения церемонии награждения создается специальная группа (группы) численностью, определяемой Оргкомитетом или Главной судейской коллегией соревнований.

Группа награждения готовит:

• Именные дипломы, в которые записывается вид соревнований, фамилия, имя, отчество, звание призера, занятое место;
• Прочие награды и наградную атрибутику.
• Список лиц, вручающих награды (с указанием должности, звания), согласованный с Оргкомитетом, передается в группы информации (дикторам и операторам табло и видеомониторов). Желательно участие в церемонии награждения титулованных спортсменов, завершивших свою карьеру или действующих, что является мощным стимулирующим фактором для юных спортсменов.

По готовности призеров, лиц, вручающих награды, групп информации (радио, табло), оркестра и знаменосцев заместитель главного судьи: дает команду о начале церемонии награждения.

Церемония награждения включает:

• Выход участников соревнований и лиц, вручающих награды;
• Информацию диктора о призерах соревнований и лицах, вручающих награды;
• Вручение наград, дипломов, цветов, памятных сувениров;
• Поднятие государственного флага, исполнение государственного гимна (без поднятия флага - торжественные фанфары);
• При поднятии Государственного флага и исполнении гимна участники церемонии награждения и все присутствующие на соревнованиях стоят, повернувшись лицом к флагу.
• В программе соревнований необходимо учитывать наиболее удобное время для проведения церемонии награждения (занятость участников, присутствие зрителей и т. д.).

10. ОТМЕНА ИЛИ ПЕРЕНОС СОРЕВНОВАНИЙ

10.1 Факторы, влияющие на принятие решения об отмене фестиваля

При принятии решении об отмене соревнований в расчет берутся следующие факторы:

• угроза здоровью участников и представителей,
• безопасность участников,
• технические неполадки на месте проведения соревнований, носящие форс-мажорный характер.

Отмена фестиваля является крайним вариантом.

10.2 Объявление об отмене соревнований

Информацию об отмене фестиваля необходимо в кратчайший срок довести до максимально возможного количества команд-участников, собирающихся на данные соревнования, используя для этих целей все доступные средства связи и средства массовой информации. Если такое решение принято в самый последний момент - в день соревнований, то необходимо оповестить участников через гостиницы и другие потенциальные места их сбора. Сообщение должно содержать контактный номер телефона для справок и дополнительных разъяснений.

10.3 Перенос времени начала соревнований

Решение о переносе времени начала соревнований может быть принято в день соревнований исключительно в случае форс-мажорных обстоятельств. В этом случае участникам должны быть сообщены причины переноса и новое время начала соревнований.

11. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ И ПЛАНИРОВАНИЕ ОЧЕРЕДНЫХ СОРЕВНОВАНИЙ

11.1 Подведение итогов работы

Заседание Оргкомитета по подведению итогов фестиваля стоит провести в ближайшие дни после завершения соревнований, пока в памяти еще свежи все детали состоявшегося события. В совещании желательно участие представителей судейской коллегии, секретариата, а также представителей команд-участников чемпионата. Следует отметить все имевшие место положительные стороны, но главное - провести глубокий анализ недоработок и проблем, с которыми столкнулись сами организаторы и участники соревнований, наметить пути их устранения. Такое совещание будет более действенным, если его удастся провести в атмосфере максимальной открытости, самокритики с затрагиванием самых "неудобных" аспектов.

На этом же заседании целесообразно обозначить основные контуры бюджета фестиваля следующего года.

11.2 Благодарственные письма

Благодарственные письма необходимо направить в адрес всех спонсоров и других структур, оказавших организационную или иную поддержку в проведении мероприятия, сразу же в первые дни после завершения соревнований.

11.3 Результаты соревнований и отчетность

Порядок предоставления отчетности по организации и проведению соревнований
(МЕДИА, ФОТО, ВИДЕО ОТЧЕТЫ)

Отчет предоставляется в течение 7 дней. В частности, необходимо предоставить телевизионную версию съемок соревнования (в формате Betacam SP, Betacam SX или DVD), фото-отчет (в цифровом виде) о проведении данного соревнования, в течение трех дней после проведения соревнования (фото должны быть подписаны), а также список публикаций в прессе (сами публикации, дату выхода и название печатного издания) и эфирные справки трансляции Фестиваля на местных телеканалах и радиостанциях.

1. Фотографии, отображающие размещение наружной рекламы мероприятия: афиши, плакаты, стикеры, приглашения, билеты;

2. Предоставить адресную программу размещения наружной рекламы мероприятия;

3. Фото-отчет о пресс-конференции, посвященной Фестивалю Мирового настольного тенниса. Стол президиума на пресс-конференции должен располагаться на фоне баннера с эмблемой соревнований;

4. Необходимо указать имена, фамилии должности участников пресс-конференции (президиума);

5. Фото-отчет о соревнованиях: фотографии открытия соревнований, построения команд перед командными матчами, фотографии командных матчей и личных соревнований. Необходимо попадание в кадр рекламных носителей (баннеров, флагов) спонсоров и проводящих организаций;

6. Фотографии церемонии награждения. Награждение должно проходить на фоне баннера с эмблемой соревнований. Победители и призеры должны выходить на награждение в спортивной форме.

7. Фотографии каждого из победителей и призеров в отдельных видах соревнований (в личных одиночных соревнованиях – отдельно, в личных парных соревнованиях – попарно, в командных соревнованиях – фотографии команды), с указанием ФИО и занятого места.

Порядок предоставления отчетности по использованию
бюджетного финансирования на проведение
Фестиваля Мирового настольного тенниса

Отчет предоставляется в течение 10 дней после окончания спортивного мероприятия в следующем составе:

1. Акт выполненных работ;
2. Списки судейской коллегии;
3. Итоговые протоколы;
4. Ведомости на выдачу призов, медалей, дипломов;
5. Списки участников с годом рождения в электронном виде.

По всем пунктам сметы необходимо предоставить заверенные копии:

1) платежных поручений;

2) договоров;

3) актов выполненных работ, накладных;

4) счетов-фактур.

Дополнительно к этому - заверенные проводящей организацией копии следующих документов:

По статье "Подготовка места проведения и аренда необходимого оборудования":

- договор с организациями, занимающимися подготовкой спортивного комплекса, арендой помещений спортивного комплекса, арендой оборудования (столы, ограждения и т.п.), арендой судейского, компьютерного оборудования.

По статье "Оплата работы судей":

- копии расчетно-платежных ведомостей, копии платежных поручений на перечисление налогов в бюджет (по ЕСН) (если налоги отдельно по соревнованиям не оплачиваются, то необходимо предоставить справку от бухгалтерии о перечислении налогов);

В бухгалтерии проводящей организации обязательно должны остаться все договоры подряда по работе судейской бригады и табель учета рабочего времени.

Член исполкома ФНТР Фарков Д.С.

Наверх